写真やデータの共有 受け渡しのやり方
ホームページや広報誌を作ることになると、担当者同士で写真やデータのやり取りが増えます。
自治会やPTAなどの団体は、以前はUSBメモリに保存して手渡しし、受け取って作業、という流れが多かったと思いますが、時代はどんどん進んでいますね。
ネット上で受け渡しするサービスの中で、実際に使っていたものをまとめてみます。
自治会はいろんな年代の方がいらっしゃるし、パソコンに不慣れな方もたくさん。細かいことまで立ち入らずざっくりまとめてみます。
▼ 今は写真もデータもネットで共有する時代(^^
ライン
今やスマホを持つ人のほとんどが使っているLINE。
自治会の役員同士でグループを作って連絡に使っているところも多いと思いますが、写真のやり取りもできます。
少し前まではLINEで写真を送ると勝手にリサイズされて画質が劣化しましたが…。
今は、アップするときに「オリジナルサイズ」を選択すれば、印刷に使っても問題ない解像度の写真が送れます。
▼ いろんなサイトでわかりやすい説明があります(^^ゞ
ドロップボックス
広報担当と事務局の間で、写真や原稿を共有するのに使っていたのがDropbox。
フォルダを共有しておけば、それぞれが自分のパソコン内のフォルダにアクセス。いちいちメールに添付したりUSBで渡したりする手間もありません。
無料版は容量が小さい（2GB）ので、いっぱいになると別の場所に移すのが少し面倒。
それでも、何度も書類をメール添付でやり取りして、同じデータ名前で送ってくる人だと、何が最終版だかわからなくなってしまうよりは便利な共有手段です。
Googleドライブ
GoogleドライブはPDFの書類をアップロードして、ホームページにそのアドレスをリンクする時に使っていました。
こちらは15GBあるので、Dropboxより大きいです。
共有をDropboxでやるか、Googleドライブでやるか、はたまた別のものを使うか、一長一短があるようですね。▼
30daysアルバム
写真を大勢に見せたい時は30days Albumを使っています。
これは業務直結ではなく、関係者に写真を大量に見せたいときに使っていますが、パソコンに入れた写真をサイトにドラッグするだけなので、アップロードの手間もかかりません。
閲覧者は、パソコンでもスマホでも見られます。
案件ごとにアルバムを作ることができ、パスワードをかけて共有できます。
役員が去年の行事の写真を全部見たいという時に、アルバムを作ってアドレスとパスワードをLINEかメールで送れば、先方は簡単に見られます。
行事に参加した人にたくさん写真を渡したいときも、専用に作ったアルバムののアドレスを伝えるだけなので、便利でした。
無料プランだとオリジナルサイズでのダウンロードができないので、個人的に有料プランを契約していて、自治会の仕事にもそれ以外にも使っています。
わかりやすい方法が最優先
「仕事にLINEを使うなんて、セキュリティはどうなのか」とか、突っ込みどころは多いですが、自治会や町内会は様々な世代の方や様々なITスキルの人たちが集まります。
みなさん本業ではないのでできるだけ楽に済ませようという方が多いのですから、少しでも負担がかからないようなやり方が一番だと思っています。
無料版優先で
どのサービスも有料版は取り扱う容量も大きくなり、サービス内容もよくなります。
ただ、自治会は毎年のように担当者が替わる組織。今までのサービスとは違うものを使いたい方もいるかもしれないし、全然使えない人が担当になることも。
変に有料版を契約すると、次の役員の首を絞めるようなことになるかもしれません。
監視の意味からも
自治会の上の役職の方々は高齢者が多く、高齢でない場合も「ITは無縁」という方が多いように感じています。
私の自治会ではUSBのことを「フロッピー」と呼んでいました（笑）
で、そういう自治会では必要以上に難易度の高いツールを使ってしまうと、上の人がチェックできなくなってしまいます。
それをいいことに、やりたいようにやる人も出てきてしまい…。
監視の意味も込めて、データの共有に限らず、あまり目の届かない部分を作るのは危険です。
自治会ホームページのトップ画像を用意する
自治会や町内会のホームページを作ると決まったら、中身ももちろん大事ですが、最初のページのトップに来る画像を準備するのもわりと大事だと思います。
トップ画像がかっこよくてきちんと収まっていると、信頼できる感じもします。作る本人のやる気も上がります(^^
▼トップ画像のサンプルです。
桜の写真は無料写真素材ACより
トップ画像の被写体は？
自治会のホームページであることがわかるようなものがおすすめです。
無料素材のサイトできれいな青空や景色などの写真も簡単に手に入る時代ですが、その街ならではの写真の方がいいと思います。
写真の候補としては…。
- 自治会館や集会所の建物
- 地域の名所や祭り
- 地域の桜や緑
- 高いところから俯瞰した写真
使い勝手のいい写真
ホームページのタイトルを上に置くので、空間（青空など）が多い方がトップ画像には使い勝手がいいです。
通常の写真を横向きにして下半分を使うぐらいのイメージです。
今ある写真で済ませようと思うのですが、実はなかなか合う写真がないので、結局撮りに行っています(^^ゞ
自治会館や集会所
見慣れた建物ですが、ちょっと気をつければ、よりきれいな写真が撮れます。
- 天気のいい日
- 建物の前に車が止まっていないとき
- 周辺の植栽がきれいな時期
実際に撮ろうとすると雨で暗い写真になってしまったり、花壇が草ぼうぼうだったり、来客の車がびっしり駐車していたり。
簡単そうでなかなかチャンスがありませんでした(^^ゞ
写真豆知識ですが、真正面から画面いっぱいに写すより、少し斜めから見て青空を多めに入れて撮った方がかっこよく見えます。
地域の名所や祭り
自分の地区にある名所旧跡や伝統のお祭りの写真などは、写真好きな方がストックをお持ちだったりします。
地域の桜や緑
日本人は桜が好きですし、新緑の雑木林なども写真映えします。
天気が良くて、桜が満開な時に撮った写真があると使えます。
高いところから俯瞰した写真
高層のマンションや展望台のようなところから自治会のエリアを見下ろしたような写真もおすすめです。
実際に行ってみて気がついたのですが、西に向かって撮る時は午前中に、東に向かって撮る時は午後に行かないと、きれいな写真が撮れません。
新緑の時期や空気が澄んだ秋、まだ落葉前の時期に撮りに行くと、いきいきとした写真になりました。
写真豆知識ですが、パノラマ写真が撮れない場合は、同じ設定で何シーンか撮って横につなげば「なんちゃってパノラマ写真」ができます。
私はPhotoshopでつなぎましたが、Googleフォトで連続する写真を自動でパノラマ写真に合成してくれる機能があるそうです。
「Googleフォト パノラマ」で検索すると、親切なサイトがたくさんヒットします(^^
写真の無料素材
無料素材を探そうと思ったら、いろんなサイトがあります。
▼ メールとパスワードを登録すれば、無料で写真やイラストがダウンロードできます。
写真で気に入ったものがない場合は、イラストという手もあります。
地域と関係ないイラストではなく、背景用の無地っぽい写真の方が使いやすそうです。
▼ こういうものとか、センスのいい写真がたくさんあります。
最後に
サイトが見やすいかで閲覧者の受ける印象も変わります。
素人の自分が作る自治会ホームページだから、センスあふれたものは難しい。せめてトップ画像ぐらいは…と凝ってみました(^^ゞ
自治会広報誌のネタ探し
ホームページの話が続いたので、気分を変えて広報誌の話を…。
自治会や町内会が発行する広報誌やお便りは、ほとんどが毎回定番の内容です。
ネタに行き詰った時、使えそうなものを考えてみます。
写真は無料写真素材ACより
- 広報誌のネタがない
- ネタは意外なところにも
- 新型コロナ関連
- 自治会で困っていること
- 陳情で上がってきた案件
- 警察からの情報
- 地域の公園情報
- 地域の散歩道や生き物
- 地域の昔の姿
- 地元のお寺や神社
- 地域の歴史
- 最後に
広報誌のネタがない
新型コロナ対策に伴い、自治会の行事が軒並み中止になりました。
春の環境美化活動も、夏祭りも、ラジオ体操も…すべて中止か延期。
いつもだと自治会の広報誌は行事の報告が紙面のほとんどを埋めるので、広報担当も行事の写真を撮りに行って、去年のコメントを少し変えて載せれば、何も考えなくても紙面が埋まります。
でも、こんな時だからこそ、普段載せられないようなネタが載せられる時。広報担当が試されるときです。
ネタは意外なところにも
毎年交代する広報担当の人が、新しい切り口を考えて記事にするのは少しハードルが高いかもしれませんね。
私は自治会の仕事をするようになって、地区内を歩いて回ることが増え、今まで気がつかなかったことが色々と気になるようになりました。
自治会はどこの組織もだいたい高齢者が仕切って、高齢者が支えている組織です。
せっかくの高齢者パワーなのだから、地元密着状況や街の変遷のお話などをお元気なうちにたくさんうかがって、後の世代に伝えたいと感じています。
新型コロナ関連
新型コロナ対策で役所からも緊急通知が毎日のように届きました。
自治会の行事に限らずすべての下部団体の活動も中止。中止連絡などのついでに近況を聞いて、皆さんの意見をまとめてみました。
コロナ自粛になって、一番気になったのが集会所を心のよりどころにしてワイワイと楽しくされていた高齢者のみなさん。意見をまとめることで、様子がわかって、ご本人たちの励ましにもなったと思います。（自己満足(^^ゞ）
自治会で困っていること
常に苦情が持ち込まれる分野は…
- ごみの分別ルール
- ごみの出し方
- 犬や猫のフン
- 違法駐車
「単身者が引越の時期にベビーカーやタンスなどの大物を燃えるごみの日に出した」とか、「ごみにちゃんとネットをかけないからカラスがつついた」とか、トラブルはたくさんあるのですが、なかなか個別にしか情報が入りません。
最近の具体例
最近の例では、分別ルールが変わって回収拒否が増えたようだったので、役所に確認して広報誌にまとめました。
役所の担当者に、今まで住民に周知した方法とタイミングや回数を確認し、回収拒否の割合も確認。
再周知のために役所で作ったペーパーのPDFをメールで送ってもらって、こちらで加工して、特に違反の多い内容を強調しました。役所を巻き込んでいるので、著作権とか気にせず作業ができます。（役所にはこちらの周知方法を報告済み）
陳情で上がってきた案件
私の自治会は年に一回お困りごとのアンケートをやって、意見を取りまとめて役所や関係機関と交渉しています。
（この調査の名称が全国共通なのか、わが街固有なのかわからないので、「アンケート」と表記しておきます）
アンケートの中には、将来的には役所や警察の対応が必要だけれど、今は住民の方で個人個人が気をつけた方がいいようなこともあります。
最近の具体例
例えば、わが街では最近になって奥まった空き地に宅配の配送センターができて、配送の車が細い道をスピードを出して行き交うようになりました。
奥まった場所なので住民のほとんどは配送センターができたことも知らず、高校生たちは相変わらずその細い道を自転車で通学しています。
そのあたりのことを住民の方にも知られた方がいいかと、考えました。
警察からの情報
警察から、メールや紙ベースで犯罪情報や交通事故件数などが定期的に来ています。
警察からのメルアドを登録すれば、自動的にPDFのパンフ来るようになるはずです。（警察によるのでしょうか）
具体例
すでに記事も短くまとめられているし、イラストもついているので、データをスクリーンショットかスキャンして、気になるパンフをピックアップ。
特に問い合わせたり取材も不要なので、まとめるのも簡単です。
地域の公園情報
お子さんが小さいご家庭に向けて、近くの公園や遊び場の情報。
お子さんが幼稚園や保育園に入る前は、お母さんたちもそれほど情報がありません。とくに、今はコロナ時代なので、ソーシャルディスタンスを保ちながら子どもが遊べるような環境は貴重です。
地域の散歩道や生き物
これも新型コロナ自粛の余波ですが、最近遊歩道や緑地公園を散策する人が依然と比べて明らかに増えました。
ランニングする人、歩く人、子どもと虫とりに行く人…。
よさそうな散歩道や見かけた花などに興味を持つ人が増えました。
具体例
特に外来種のきれいな花や大きな虫について「こんなの初めて見たけどなに？」と質問される機会が多くなりました。
いい機会なので、外来種のきれいな雑草（オオキンケイギクのような）や外来種のカメムシやカマキリについて、まとめ記事を作ってみました。
外来種は侵入してしばらくは図鑑にも載らないので、多少はお役に立てたのでは？
地域の昔の姿
どの自治会にも、自治会開設○○年の記念冊子とか、発足の由来をまとめたものがあるはずです。
発行されたときにその自治会に居合わせればそうした冊子をもらうこともできますが、後から引っ越してきた人たちにはそうした冊子は配布されませんし、情報が入りません。
大きな街ならば公式の資料も多いのかもしれませんが、地方の小さな街は昔の姿をまったく知らずに暮らしている住人がほとんどかもしれません。
地域の長老に取材したり、老人クラブの集まりで話を聞いてみたり、話をしたい方は多いはずなので、インタビューはそれほど難しくはありません。
地元のお寺や神社
すぐそばにあるお寺がどんな由来があってどんな催しがあるのか、新興住宅街だとまったく知らずに暮らしている人も多いです（具体的には私）。
地域の歴史
もっと大きく、地元の歴史を調べてダイジェスト版を作ったり、連載方式にするのも面白いです。
使える資料としては…
- 役所が出している市誌のようなもの
- 小中学校の周年記念誌
- 小学校で使う町の教科書
- 開発業者が出した開発記録
どれも、地元の図書館に行けば見られます。こういう資料は禁帯出（持出不可）のものもあるので、借りられない場合は地元の公民館のようなところでも探してみてください。
最後に
活動が活発な自治会の方ならもっとネタはたくさんあるかと思います。
ただ、任期が短くて普段はお勤めで地元には縁のない役員の方もたくさんいらっしゃると思います。
老人会にちょっと顔を出すと、いいお話が聞けるかもしれませんよ。礼を尽くさないと、邪険にされそうですが(^^ゞ
自治会ホームページの形を決める
自分の自治会や町内会のホームページを作ることが決まったら、まずはどんな形にするのか考える必要があります。
ほかの自治会のホームページを見る
「自治会 ホームページ」などと検索すると…、
- 全国の各自治会のホームページ
- 請け負って製作しようとするWeb業者
などのサイトがヒットします。
全部見ていくときりがないので、私は自分の近隣のサイトを中心にあたりました。特に同じ市内の自治会は、同じ市役所の下の組織なので運営方法が似ていて、手続きなどはそのまま使えそうなページも多いです。
今はパソコンで見る人よりもスマホで見る人の方が多いので、スマホで見た時の見やすさが大事です。
ホームページを隅々まで見たいという方はやっぱりパソコンの方が便利ですが、ふだんちょっと確認するのに使うのは私もスマホばかりです。
全国の星の数ほどある自治会のホームページから、参考になりそうなサイトを挙げてみます。
Jimdo無料版を使ったサイトの例
▼ Jimdoを使った、シンプルなサイト。更新もしやすそうです。
活動や資料が充実した自治会の例
▼ これは今年の6月にリニューアルされたばかりのWordPressを使ったサイト。たくさんの情報を整理して見やすい形にされています。
中を見ていくと、元々広報活動がさかんな組織のようで、そのままホームページに使えそうな資料を作られているので、組み込む作業に専念できたのではないかと思われます。組織の説明や活動内容をまとめるところからやり出すと、大変です。
内容を絞り込んだサイトの例
▼ 自治会からのお知らせと予定表や関連団体のリンクに内容を絞ったシンプルなサイト。こちらもWordPressを使用。
ブログとホームページに分けた例
自治会の詳細など、基本情報はこちらにまとめておられます。
お知らせなどの新しい情報はこちらのブログで更新。
何を入れるか？
ホームページを立ち上げる目的に合わせて内容を決めていきます。
元々自治会内にある資料を活かしながら進めると、手間がかかりません。
自治会のホームページとして、求められるものは…。
発生する都度載せていく内容
緊急情報、お知らせ、自治会のお便り、回覧物、活動報告（写真）、施設予約状況
年度初めに載せる内容
年間予定表、住民からのアンケートまとめ
最初に入れておく内容
事務局の連絡先・受付時間・所在地、自治会の沿革、集会所の利用案内、各種届出用紙、所属団体やクラブの概要、自治会の規約、自治会内の地図（組み分け）、防犯灯の球切れ連絡、自治会の周年記念誌
お役立ち情報
役所や近隣の自治体のホームページ、ごみ出しルール、図書館のホームページ
説明用の写真
行事などの活動写真、施設や周辺環境の説明写真、トップ画像（サイトの顔になる写真）
どんな形式で？
コンテンツの数が多い
自治会や役所のホームページは載せたい情報が多岐にわたるので、見る人がわかりやすい形を工夫する必要があります。
閲覧者もネットに慣れた人だけではないので、迷わない工夫を。
グローバルナビゲーションなどと呼ばれているリンクの窓から目的のページに移動させるのがホームページの基本ではあるのですが…。
▼ グローバルナビ設置例の詳細な解説サイトがありました。
リンクに迷う世代
自治会ホームページはネットに不慣れな人たちも閲覧することになるので、私自身はグローバルナビも設置しましたが、上の図の水色の部分に、だらだらとコンテンツを載せていく方法も併用しました。
ホームページは紙の書類とは違います。
どうやってリンクを貼ったらみんなが迷わないか、サイトの完成前に、初めて見る人たちに実際に閲覧してもらって、設定を調整しました。
スマホでの見え方チェック
パソコンでホームページを作りながら、スマホではどんなふうに見えるのかも確認が必要です。
スマホだとパソコンよりも画面が少ないので、グローバルナビゲーションを標準装備するのは難しく「三」の形のメニューボタンを肩の部分に設置することになります。
スマホに不慣れな人だとこの「三」（ハンバーグアイコン）を見逃すことが多く、必要な情報が見つからないことになりかねません。
それもあって、私は緊急情報やお知らせは、別ページにリンクで飛んでもらう形にせずに、トップページに載せるようにしました。（かっこよくはないですが）
wordなどの原稿をそのまま活用
Webサイトを作る場合、普通コンテンツはテキストとして入力します。
が、自治会ホームページの場合は、会議資料や回覧としてすでに作ってあるwordやexcelのデータをPDFやJPEGに変換して利用すると作業が楽です。
中身をキーボードで打たないで、画像を本文として貼りつけるわけです。
Google検索に認識してもらうためには、コンテンツはテキストで入力した方がいいのですが、自治会ホームページの場合は、検索上位にはなりやすいので、作業を楽にすることを優先させた方がよさそうです。
注意すべきこと
ホームページは住民のみならず世界中の人が閲覧できてしまうので、紙で発信する時よりもさらに気を使わなければいけません。
特に、気をつけた方がいいのが…
- 写真
- 氏名や連絡先
- 防犯対策
写真の取り扱い
行事の参加者やスタッフの顔を大写しにしないとか、載せる写真のサイズや解像度を落とすとか、写真選びや作業にも配慮が必要。
クレームを避けるためにも、特定の人を何度も載せないとか、かっこ悪い姿が写り込んだものは載せないなどの配慮も。
氏名や連絡先の公表
参加者の氏名や自治会役員の氏名も、ネットには公表しない方が安全です。
ホームページにリンクしたお便りに書かれている場合があるので要注意。
私は、お便りをリンクする時に、中に氏名がある場合、該当部分を削除して載せていました。でも、高齢者の方の中には「出してほしい」と言われる方も。時間に余裕があれば、ご本人の意向を確認した方がいいですね。
防犯対策
よく防犯パトロールの予定をホームページに載せている自治会がありますが、あれは泥棒にヒントを出すことになりそうです。
予定日は伏せて「パトロールをやっている」という事実だけを載せれば、犯罪抑止効果はあるかもしれません。
サーバーの容量
必要な容量は？
Jimdoの無料版でホームページを作ると、容量は500MBです。
決して大きいとは言えない容量ですが、私が作った自治会では、リサイズした活動写真を2年分は入れられる水準です。枚数の多い資料はPDFにしてGoogleドライブに入れてリンクさせました。
（Jimdoの回し者のようになっていますが、実際にサイトを作ったのがそこだったからで、宣伝であるとか他意はありません(^^ゞ）
▼ Jimdoの無料版と有料版の内容比較です。
私の近隣では、Jimdoの有料版（Proプラン）で作っている自治会もあります。
ジンドゥーの有料プランと無料プラン使うならどっち？ - ジンドゥー ブログより
Jimdoに切り替える前のホームページは、別の会社の無料サーバーを使っていましたが、150MBしか容量がありませんでした。
ちなみに、今書いているこのはてなブログの容量は月間で300MB。今どきの無料ブログは年間でギガ単位の容量です。
コンテンツの量を減らす工夫
写真や画像のデータは容量が大きいので、写真は撮影したオリジナルサイズからサイズを小さくしてネットに載せるのが普通です。
時々オリジナルサイズのまま載せているサイトがありますが、閲覧者がページを開いた時に反応が重たくなるし、サーバーの容量を無駄に使うのでよろしくありません。
リサイズした写真を載せていくべきです。
私は鮮明に見せたい写真は横幅800ピクセルぐらい、人物写真はもっと小さめにして載せています。
写真を何か月分載せるかはサーバーの容量と相談。2～３年分あった方が役員の引継にも役に立ちます。
総会の資料や自治会創立記念冊子などの枚数の多い書類はPDFに変換してGoogleドライブなどにアップロードして、ホームページにリンクを貼れば、使う容量が減ります。
月間予定表もリンクを貼っておいたGoogleカレンダーに入力していけば、容量も作業負担も減ります。
最後に
なんだか書きすぎました。
htmlを使って作る場合は初めから構造をきちんと決めて作成するべきですが、Jimdoを使う場合は、やりながら直して、ほかの人にもホームページ内を回遊してもらって、リンクの貼り方などを確認しながら作ればいいと思います。
プロのWeb制作は計画的にきちんと遂行すべきでしょうが、自治会ホームージはみんなの意見を取り入れながら、少しずつ充実させていけばいい分野だと思います。
おまけ：Jimdoのマニュアル
▼ Jimdoのマニュアルは各社からたくさん出ています。
私は図書館でありったけ借りてきて、その後必要な記述がある本だけ貸出延長しました。
自治会ホームページ作成は誰が担当するのか？
自治会や町内会の役員は、ほとんどのメンバーが毎年入れ替わります。
ホームページの作成ツールは以前と比べればずいぶん敷居が低くなりましたが、それでも「誰でもできる」というわけではありません。
外注する？ 自分たちで作る？
予算のこともありますし…。
（経験上自治会は高齢の方が多いため、わかりやすさ優先で、思い切ってざっくりと書いていきます(^^ゞ）
最低限の予備知識
自治会のホームページを作るために、最低限やったほうがいいことを挙げてみると…。
ホームページとは何か？
自治会ホームページとして開設するWebサイトは、ものすごくざっくり言うと、
- パソコン内で作ったプログラムをアップロードするタイプ
- パソコンを使ってネット上のソフトにアクセスして作るタイプ
の二つがあります。
今までは自分のパソコンの中でプログラムを作って、プログラムと写真などのデータをネット上のサーバーにアップロードするタイプ（ホームページビルダーなど）が主流でしたが、最近はJimdoなどのように、html（ホームページを作る言語）の基礎知識がまったくなくても、ブログを書くように簡単にオンラインでホームページが作れるサービスがあります。
（自治会の経験から、まったく知らない方向けに説明する時のように、細かいところは省略して書いています）
↓ オンラインでサイト作成をするJimdo。
私も、はじめはホームページ・ビルダーで作ってあった自治会のホームページを引き継いで、中の言語を見て更新していました。
ホームページビルダーは「html（ホームページを作る言語）がわからなくてもなんとかなる」という触れ込みのソフトですが、更新作業は言語を見てやった方が速いと思います。
が、専業ではなくほかの仕事もやすバタバタした職場なので、細かいミスをしそうだし、html（ホームページを作る言語）で更新作業ができる人が自分の後任として来てくれるとは思えなかったので、Jimdoですべて作り直しました。
↓ ジャストシステムのホームページ・ビルダー公式ページです。
自治会の会長職の方たちは、時流に乗るためにホームページ自体は作っておきたい方が多いようですが、下の人たちに任せっぱなしにせず、中身をまめに確認して、新しい情報を入れていく必要があります。
特に最近はコロナ対策で行事や奉仕活動などの変更が多く、こんな時こそ瞬時に情報を流せるホームページの出番です。
余談ですが、私は自治会のTwitterアカウントを作ることも勧めているのですが、まったく聞き入れてもらえません。「有事」にならないと聞いてもらえなさそうです。
具体的な作業負担
ホームページも各種書類も、「パソコンのボタン一つでできる」と思っている人が今の時代にも確実にいらっしゃいます。
自治会のホームページを運営する場合、そういう存在が大きなネックになりがちです。
ホームページを作るために必要なものを、ざっくり言うと。
- サイト全体のラフ案
- 載せる内容を理解するための資料（行事や手続きの内容や目的など）
- 写真（ネットに上げるためにリサイズして軽くしたもの）
- PDFやJPEGにした資料（回覧物などのワードやエクセルを変換）
最低限、このくらいは必要です。
内容がわからない人が作る場合は、Wordなどで各ページに載せる文言も作って渡す必要があります。
ほかの自治会のホームページなどを閲覧して回り、自分の自治会のホームページに載せたい内容を固めます。
アドバイスしてくれるプロがいるならば、そちらにレイアウトを相談。
そういう人がいないようなら、ほかのサイトを参考にサイトの骨組みを考えます。
状況がわかっている人が
私の自治会では、広報担当には自治会や役所からの情報が集まる仕組みがなく、広報担当の人は定番の行事や活動の写真を撮るのが仕事になっていました。
新しい動きや活動があると、私の方で写真を撮ったり資料を集めて対応していました。
ホームページ作成を誰かに依頼するには、下準備が必要です。自治会の組織や活動の詳細がわからない立場の人が、自分だけで作ったり更新するのは不可能です。
最低限のパソコンやネット知識
実は、私はjimdoで作っておけばホームページの知識がない人でも更新できると思い込んでいたのですが、盲点がありました。
ホームぺージの言語がわからなくても、パソコンの基礎知識は必要です。
私のまわりには、書類のスクリーンショットをとってホームページ用に加工したり、写真をトリミングや明暗修正をしてリサイズできる人がいませんでした。
パソコンが普通程度に使える人は自治会のような安月給の半ボランティア組織には来ないということを見逃していました。
さらに、会長もホームページを見る習慣がないので、ホームページに何が書かれているかわからず、事務作業をする人に指示もできない状況でした。
会長職の方も、ホームページの中身がどうなっていて、何を更新するか知っておくべきです。といういか、会長職の人が編集責任者です。
更新作業のことも考える
ホームページは速報性が一番のメリットです。今日起きたことをすぐに拡散するのは、回覧や電話連絡では不可能です。
常に新しい情報を載せるためには、都度更新作業が必要。
更新作業のためにも上に書いた下準備が必要ですし、それに伴ってプログラムの書き換えも必要になります。
下準備やプログラムの書き換えがスキル不足でできないようなら、定番の内容だけに絞ったホームページを作り、更新はせずに放置することになります。
閲覧する人も、自治体の概略はわかるので、更新ゼロのホームページでも、ないよりはあった方がいいでしょうね。
アクセス解析も
サイトを作ったら、アクセス解析の設定をします。
訪問者や閲覧数を確認したり、アクセスが多いページはどこなのか、異常なアクセス数の時はその原因を調べたり…。
今はGoogleアナリティクスというサービスがあるので、そこにサイトを登録しておけば常にアクセス状況を確認できます。
↓ Googleアナリティクスの使い方について、わかりやすい説明がありました。
（黒猫さんはWeb会社も運営しているんですね。初耳です）
外注する場合
当ブログは「自分でホームページや広報誌を作って発信しよう」という立場のため、外注のことはよくわかりません(^^ゞ
Webサイトを自作したことはありますが、外注した経験がないので詳細はわかりませんが、業者に印刷物の編集依頼をしている人を横で見ていたことがあるので、その経験から勝手に想像してみます。
どんな形式のサイト？
先に書きましたように、①自分のパソコンでうプログラムを作るタイプ（ホムページビルダーなど）と、②ネット上のソフトで作るタイプ（Jimdoなど）があります。
①で作ってもらった方が、閲覧者も見やすくてかっこいいサイトができると思いますが、後の更新作業を考えると②の方がお勧めです。
（Jimdoの運営会社が倒産するなどのリスクはありますが…。）
jimdoで自治会のホームページを作ってわかりましたが、写真や資料の下準備さえできていれば、jimdoで所定の箇所にはめ込んでホームページを更新するのは、それほど大変ではありません。
「どうせ写真や資料の準備をするのだから、外注するよりはJimdoで自分で作った方がいいんじゃない？」と思います。
下準備まで外注すると大変
撮ったままのオリジナルサイズの写真をトリミングもリサイズもせずに渡したり、WordやExcelの資料をそのまま渡したりすれば、業者の方で写真の加工や資料の加工が必要になりますね。
あと、上で書いた「印刷物の編集依頼をしていた人」ですが、彼女は写真データを自動車で運転して業者に届けていて、何度も校正で通っていました。
Googleドライブであるとか、クラウドやメールでやりとりができない人だと、下準備もそれをやり取りするだけでも、かなり労力がかかりそうです。
今は中高生の課題作成でもGoogleドライブで共有しながらやる時代ですが、地方の自治会はもっとずっとIT環境は遅れています。
予算は足りているか？
行政によっては、ホームページ作成のための補助金が出るところもあります。
実際に私の街ではホームページを作るなら年間5万円が役所から支給されます。ホームページの大枠を5万円で地元のプロに「身内料金」で依頼して、後の更新は役員が自分でやるという例が多かったようです。
先ほどの写真や資料のデータを準備するところから全部依頼すると、身内料金であっても相当な金額になりそうです。
「ホームページは若い人がボタン一つで簡単にできる」と考えて、関係者に無料で作業することを強要する向きもありますが、慣れていてもそれなりに時間も手間もかかります。パソコンなどの制作環境も必要です。
人に頼むなら、対価を支払って頼むべきです。
自分たちで作る場合
誰が作るのか？
ほかの自治会の状況を見ていても感じるのは、作る人や後で更新する人をよく考えておかないと、結局ホームページを作っても機能しないということ。
- 中身を考える人と作業をする人
- 長期間にわたって担当できる人
- 作業環境の整備
をしっかりと考えておくべきです。
いくら優秀なWebデザイナーでも、自治会の組織や情報がわかっていないと自治会ホームページは作れません。
自治会ホームページの中身を考える人と作業をする人は別にすべきです。（自治会の責任者がWeb知識と作業時間があれば同じでも可）
サイト作成の経験がなくても、ほかの自治会ホームページで気に入ったものを見つけて、そこから自分たちに都合のいい形を模索すれば、中身を考えるのもそんなに難しくはないはずです。
役員など、任期が一年の人が担当するのは、慣れている人でない限りリスクが高い気がします。紙ベースの広報誌と違って、ホームページはうっかりした内容でも全世界に公開されてしまいます。
例えば、日時などを間違えてアップロードしてしまった場合、見た人はそれで動くでしょうし、後から訂正する手段がありません。
事務員がホームページの作成や更新をする場合もありますが、専業にしない場合は集中できる環境整備が必要です。
来客や電話対応をしながらホームページ更新作業は、あまりお勧めできません。
私は自宅で作業していました。
楽な方法はどれ？
何度も書いてきましたがJimdoなどのソフトを使えば楽に作業できます。
↓ Jimdoの運営会社が作った解説動画がありました。
さらに言うならば、藤沢の団体が作られた自治会専用のJimdoテンプレートもあります。
ただ、藤沢のテンプレートはJimdoのテンプレートに手を加えて作られたものだと思いますが、Jimdoのシステム変更に伴い現在は利用できません。
この手の便利機能は、こういう事態も起こりうるので、なるべく運営会社自体がシステム更新後も責任をもってメンテするテンプレートで作らないと危ないです。
fujisawa-jichikai1.jimdofree.com
↓ Jimdo自体も自治会などのホームページの実例を載せています。
最後に
自治会にホームページがあると役に立つことがたくさんあります。
外注する場合でも、更新はまめにできる体制にしておくべきです。常に新しい情報を発信できるのかホームページの存在意義だと思います。
ただ、半分ボランティアの団体で、誰か一人がスケープゴートになるのは気の毒です。外部業者や補助金などをうまく利用して、できるだけ負担の少ない運営が必要です。
自治会のホームページを作る目的 読者は誰？
最近は自治会や町内会のホームページもずいぶん増えました。
同じような地域に根づいた組織でも、学校や塾、医院などはホームページは当たり前ですね。
若い世代にはホームページがどんな時に役に立つのか、説明するまでもないと思いますが、自治会のような組織はスマホやネットに縁のない方がたくさん。
ホームページの必要性について理解してもらうのにも、ずいぶん時間がかかりました。
自治会のホームページは誰のために作るのか？
ホームページが役に立ったシーンを具体的に挙げてみようと思います。
住民のため
①行事の開催や延期の連絡
天候次第で延期や中止になるイベントがたくさんあります。
ホームページで早い時間に公表しておけば、事務局に「今日はやるんですか？」の問い合わせ電話がじゃんじゃんかかってくるのが防げます。
参加者だけでなく運営スタッフにも、できるだけ早く開催かどうかの判断を伝える必要があります。今は伝達手段が人によって違っていて（LINE、メール、携帯電話…）、一部の人には伝わらなかったということがよくあります。
「開催の決定は朝の6時にホームページに載せます」と事前に徹底しておけば、事務局の負担がぐっと軽くなります。
②滞りがちな回覧物を確実に
自治会の主な役割に「回覧板で住民に情報を伝える」というのがありますが、最近は共働き家庭が多く、従来なら一日に何軒も回せていた回覧版が、最後まで回るのに時間がかかるようになっています。
単身者アパートで、長期不在のせいで何枚も回覧板が止まっていたこともありました。
ホームページに回覧物の内容が載せてあれば、気になる人はアクセスして探してくれます。
私はホームページを作っている立場ですが、外出先で行事の日時などを確認したいときにも、スマホのですぐにわかるので助かっていました。
今回のコロナ禍で、わが街では感染防止のために市役所からの配布物が大幅に減らされました。なるべく住民に情報を伝えるためにも、紙を配布せずに済むホームページの役割は大きくなったと思います。
③行事参加者の写真
お祭りや文化祭、体育祭などのイベントには子どもたちもたくさん参加します。
広報担当の役員が撮影した写真は、住民の方に人気です。
少し前までは大きなサイズの写真を載せて、それをダウンロードしてもらおうという自治会ホームページも見かけました。
が、個人情報保護を考えると、載せ方には工夫が必要です。
④自治会役員の引継に
自治会の役員は毎年メンバーが変わります。
自分の街のイベントであっても、今まで参加したことがなくて、紙ベースの引継資料を読んでも、設営イメージや人の流れなどがわからないことも多いです。
イベントの写真がたくさん載っていると、役員としての仕事の段取りもつけやすくなります。
⑤転居や施設利用などの届出用紙
転入や転出、死亡があるとどんな手続きが必要なのか、ホームページに書いてあって、必要な用紙がダウンロードできると、忙しい方には便利です。
ダウンロードした用紙に記入して事務局のポストに入れるとか、FAXやメールをするとか、事務局の時間外にも届出ができます。
事務局に来て用紙を記入する段階になって、「あ、これは家帰らないとわからないから記入できません」ということも防げます。
⑥地域の機関の電話帳
地域の関係機関、例えばごみ焼却場や公立図書館など、探せばわかるけれど一か所にまとめてあると便利なリンク集を自治会のホームページに載せておくと、住民の方にとっても、役員や事務局として仕事をする場合にも、いちいち検索しなくていいので便利です。
近隣の自治会のホームページもまとめてリンクを載せておけば、それぞれの活動状況も把握できて足並みもそろいます。とくに、コロナ対応が一刻を争うような事態では、ほかの自治会の動きもすぐに調べられて便利でした。
⑦自治会への勧誘
最近は自治会加入を拒否される方も増えています。
確かに賃貸だったり、単身だったりすると、自治会に入る必要性を感じない方も多いかと思われます。
自治会のホームページは非加入者やその予備軍に対し、「役に立つ自治会」をアピールする場としての役割もありそうです。
転入者のため
①引越前の情報収集
転勤が決まって住む街を探す時、持ち家を購入しようとして街を選ぶ時、自治会のホームページはわりと実態を反映しているものが多くて、若い世代では参考にする人も多いです。
なかには、「自治会や町内会に入りたくないから、そういう拘束がないかどうかチェックする」という逆の選別のために見る人もいるようです。
私自身も20年ほど前に転勤で借家を探す時、ネットで街情報の意見交換のサイトを物色しました。当時はまだ自治会のホームページはない時代でした。
あれからずいぶん経ちましたが、都会には意見交換のサイトや個人ブログも増えましたが、郊外はまだ少ないので、自治会のホームページは様子を調べるいい材料になりそうです。
②転入手続きの確認
転入する先が決まったら、役所と自治会のホームページで手続きを調べることができれば、引越で忙しい時にもスムーズに手続きが進みそうです。
業者のため
①販売物件がある街の地域情報収集
不動産業者が物件の営業中に、お客さんから「小中学校の校区は？」とか「自治会の会費は？」などを聞かれることが多いそうで、事務局にも業者から問い合わせがあります。
自治会のホームページは意外な人も見てくれています。
脱線しますが、泥棒や不審者も見ている可能性が高いので、情報の載せ方には十分な注意が必要です。
②外部団体へのアピール
自治会への補助金対象を探す際にホームページを参考にしているところもあるようです。これも想定外の閲覧者でした。
最後に
これから自治会のホームページ作成と広報誌の作成について、様々な角度からまとめていきたいと思っています。
役員は毎年のようにメンバーが変わるので、新しい方になにか参考になりましたらうれしいです。
はじめに
これから自治会広報を担当される方に、自分の自治会の後に続く方々に、たたき台のような存在になれるよう、書き留めておきたいと思います。
ブログを始めたわけ
自治会でホームページや広報誌を作る機会がありました。
自治会ならではの障害も多く、パソコン作業よりも根回しや説明が大変でした。
どこの自治会も、仕事を引退された方が会長になられることが多く、新しいことに臨機応変に対応する体質ではありません。
それでも、共働き家庭が増え、以前とは男女の役割分担も変わり、特に今はコロナの時代。もっと自治会はITを活用するべき時代に来ています。
自治会の情報発信について、いろいろな角度からまとめてみようと思います。
高齢の方やITと縁のない方がわりと多い自治会関係の方に向け、できるだけ難しい言葉を使わないで書こうと思っています。
事務員として
「ホームページの更新やれる？」と知り合いの自治会長さんに誘われて、軽い気持ちで事務員のパートに出ました。
私の前任の人は元SEだそうで、ホームページやパソコンの文書作成が業務でした。
パートに出てみると、私を採用された方はすでに役員の任期を終えられて、ホームページは不要とする雰囲気に変わっていました。
楽なサイトの更新方法を模索
入った時の約束でしたから、みんなが帰った後にこっそりとサイト更新の作業を続けていましたが、なかなか難しいので、自宅でも作業ができるJimdoでサイトをすべて作り直しました。
今はTwitterやブログなど、簡単に情報発信できるツールがあるので、わざわざhtmlを勉強しようという主婦は絶滅危惧種。
辞める時に引き継ぎやすい形にするためにも、更新作業が楽なJimdoを選びました。
結局ホームページの更新はほとんど自宅ですることになり、職場では自治会のすべての行事やイベントに深くかかわることになりました。
でも、それで自分のところに情報が集中し、かえってホームページを充実した内容にできて、よかったのかもしれません。
終わりのない仕事
ただ、その後に紙ベースの広報誌やたくさんの陳情案件の現地調査まで請け負うことになり、さらに公私の別がつかなくなりました。
自治会は「なるべく仕事をせずに済ませたい」という人がほとんどですし、企業のようにサボっている人へのペナルティもない組織なので、油断しているとどんどん仕事が降ってます。
コロナ禍になり、毎日変わる状況を見て関係各所に連絡をとり、臨機応変に決断し役所や地域を動かすのは、大変でしたがそれなりにおもしろい仕事ではありました。
