写真やデータの共有 受け渡しのやり方
ホームページや広報誌を作ることになると、担当者同士で写真やデータのやり取りが増えます。
自治会やPTAなどの団体は、以前はUSBメモリに保存して手渡しし、受け取って作業、という流れが多かったと思いますが、時代はどんどん進んでいますね。
ネット上で受け渡しするサービスの中で、実際に使っていたものをまとめてみます。
自治会はいろんな年代の方がいらっしゃるし、パソコンに不慣れな方もたくさん。細かいことまで立ち入らずざっくりまとめてみます。
▼ 今は写真もデータもネットで共有する時代(^^
ライン
今やスマホを持つ人のほとんどが使っているLINE。
自治会の役員同士でグループを作って連絡に使っているところも多いと思いますが、写真のやり取りもできます。
少し前まではLINEで写真を送ると勝手にリサイズされて画質が劣化しましたが…。
今は、アップするときに「オリジナルサイズ」を選択すれば、印刷に使っても問題ない解像度の写真が送れます。
▼ いろんなサイトでわかりやすい説明があります(^^ゞ
ドロップボックス
広報担当と事務局の間で、写真や原稿を共有するのに使っていたのがDropbox。
フォルダを共有しておけば、それぞれが自分のパソコン内のフォルダにアクセス。いちいちメールに添付したりUSBで渡したりする手間もありません。
無料版は容量が小さい（2GB）ので、いっぱいになると別の場所に移すのが少し面倒。
それでも、何度も書類をメール添付でやり取りして、同じデータ名前で送ってくる人だと、何が最終版だかわからなくなってしまうよりは便利な共有手段です。
Googleドライブ
GoogleドライブはPDFの書類をアップロードして、ホームページにそのアドレスをリンクする時に使っていました。
こちらは15GBあるので、Dropboxより大きいです。
共有をDropboxでやるか、Googleドライブでやるか、はたまた別のものを使うか、一長一短があるようですね。▼
30daysアルバム
写真を大勢に見せたい時は30days Albumを使っています。
これは業務直結ではなく、関係者に写真を大量に見せたいときに使っていますが、パソコンに入れた写真をサイトにドラッグするだけなので、アップロードの手間もかかりません。
閲覧者は、パソコンでもスマホでも見られます。
案件ごとにアルバムを作ることができ、パスワードをかけて共有できます。
役員が去年の行事の写真を全部見たいという時に、アルバムを作ってアドレスとパスワードをLINEかメールで送れば、先方は簡単に見られます。
行事に参加した人にたくさん写真を渡したいときも、専用に作ったアルバムののアドレスを伝えるだけなので、便利でした。
無料プランだとオリジナルサイズでのダウンロードができないので、個人的に有料プランを契約していて、自治会の仕事にもそれ以外にも使っています。
わかりやすい方法が最優先
「仕事にLINEを使うなんて、セキュリティはどうなのか」とか、突っ込みどころは多いですが、自治会や町内会は様々な世代の方や様々なITスキルの人たちが集まります。
みなさん本業ではないのでできるだけ楽に済ませようという方が多いのですから、少しでも負担がかからないようなやり方が一番だと思っています。
無料版優先で
どのサービスも有料版は取り扱う容量も大きくなり、サービス内容もよくなります。
ただ、自治会は毎年のように担当者が替わる組織。今までのサービスとは違うものを使いたい方もいるかもしれないし、全然使えない人が担当になることも。
変に有料版を契約すると、次の役員の首を絞めるようなことになるかもしれません。
監視の意味からも
自治会の上の役職の方々は高齢者が多く、高齢でない場合も「ITは無縁」という方が多いように感じています。
私の自治会ではUSBのことを「フロッピー」と呼んでいました（笑）
で、そういう自治会では必要以上に難易度の高いツールを使ってしまうと、上の人がチェックできなくなってしまいます。
それをいいことに、やりたいようにやる人も出てきてしまい…。
監視の意味も込めて、データの共有に限らず、あまり目の届かない部分を作るのは危険です。
