自治会は業者にとっていいカモになっている
自治会や町内会を運営するためには、いろんなものやサービスの購入が必要になります。
どの自治会にも会計監査やチェックの仕組みはあると思いますが、「大丈夫なのかな？」と感じることがよくあります。
行事などでマンパワーをタダで使うのに、物品購入でを無駄遣いをしていませんか？
写真ACさんより
自治会がカモにされている
自治会や町内会には、それなりにロットの大きな商売を持ち掛けることができます。
一般家庭には1台しか売れない家電を、自治会なら複数台売り込むことができたり、お祭りなどの行事では大量の食材や景品としてたくさんの物品の購入が見込めます。
自治会で問題になるのが「専門家が不在」なこと。
コピー機やFAX、エアコンなどの購入に際しても、会社の総務部のような専門の部署もなく、役員は短い任期で次々と変わっていくので、セールスマンの言いなりになってしまう傾向が高いです。
さらに、問題なのが慣習で続けている買い物。
一度ほかの業者からの見積もりも取って、値段を見直した方がよさそうな例もあります。（しがらみがありそうですが）
コピー機の例
コピーができれば何でもいいかと思われがちですが、仕分け機能ができる機械なら、組別や班別に分けるのもコピー機が自動でやって大幅な時短になります。
印刷品質も、精密なら精密なほどいいわけではなく、大量に印刷した時にかかる時間も大事です。（精密印刷は時間もインク代もかかります）
精密で美しい印刷物もいいですが、自治会はいかに労力と時間を節約できるかが最大の課題。
コピーのセールスマンが来て、「印刷がきれいでしょ、質のいい紙がうちで買えば安いですよ」と言われて、実際の使用環境を考えずに契約してしまう例をいくつも見ました。
実際に業者が持ってきた紙で試し印刷しましたが、近所で買うものと仕上がりは違いませんでした。
宴会や飲食費の例
新型コロナ対応で役員が宴会の出席自体を渋っている中、スーパーの営業担当の言いなりで寿司の船盛（プラ桶ですが）を頼もうとしたこともありました。
このご時世で宴会もどうかと思いますし、食事を出すのならせめて持ち帰り用のお弁当でないと感染リスクが…。
スーパーは少しでも単価を上げたくてお寿司を提案したようですが…。
「コロナ対応が必要なのに、ほかの自治会もお寿司で宴会ですか？」と営業担当に聞いてみたら、「いえ、ほかの自治会さんは宴会中止です」とのこと。
賢い自治会は営業に惑わされずに、賢明な判断をしていました。
撮影機材の例
自治会でカメラを保有する場合は、実際に撮影する場面に合った機材を購入すべきです。
電気店に行ってカメラの営業担当の言われるがままにカメラを選ぶと、結局使いこなせずに終わることが多いです。
最近は、多くの人は普段はスマホで撮影しています。カメラを触る習慣のない人には、レンズ交換の必要があって、機能もそれほど高くない一眼レフの初級機よりも、コンデジの高級機（6万円前後）の方が役に立ちます。
無償労働や拘束時間の削減が優先
自治会は、親睦を図ることを目的として行事や活動の仕事を役員やボランティアがやっていますが、少しでも労力と拘束時間が減るに越したことはありません。
自治会経験が長い方たちは、「みんなが無償労働・長時間拘束に耐えるのが当たり前」という感覚になっています。
よその業者に無駄なお金を落とすぐらいなら、少しでもスタッフの労働と拘束を短縮するためにお金を使うべきだと思います。
（もちろんスタッフの省力化だけでなく、住民のための有意義な出費も大事です。）
相談できる人材を確保
自治会長は長くても数年。（時々10年以上という方もいらっしゃいますが。）
会社の専門部署のようにプロフェッショナルではないので、どうしてもわからない部分は出てきます。
そういう時に、勝手に自分一人で判断せずに「わかる人」の意見を取り入れるべきだと思います。
役員の中にプロはいないか
現行の役員の中でその分野に強い人がいらっしゃれば、その人に確認をとるのがいいのですが、なかなかうまい具合に行きません。
カメラに詳しいとか、パソコンスキルが高くても、いちいち人前では言わない人も多いはず。さらに、役員のスキルを見極める目が自治会長にあるかどうかも問題です。
役員に決まった時点でそれぞれのスキルや得意分野についてアンケートをとるのはどうでしょう？
「自称プロ」もいますから、見極めは必要ですが。
近隣の自治会と協調
一番いいのは、近隣の自治会のネットワークを密にして、先達の意見を聞くこと。
自治会運営のノウハウを共有すればずいぶん無駄がなくなる、と感じています。
地域の企業にお金を落とす
買い物を少しでも安くするのも大事ですが、地域のお店でなるべく買うようにするのは自治会が忘れてはいけない側面。
最近は「選択肢が多くて楽だから、安いから」という理由で、景品などをネット通販で買うことが増えました。
確かに、地元のお店で買うと割高になったり、納期が遅れたり…。
せめて値段に差が出にくい飲み物や指定ゴミ袋などは地元のお店にお金を落としたいところです。
「大量発注は手間がかかるから」と、断られてしまったこともありましたが(^^ゞ
行事中止分の有意義活用
新型コロナ対応でほとんどの行事が中止や延期になっています。
行事の費用は住民からの自治会費だけでなく役所からの補助金で賄われることが多いので、行事がなくなったからといってすぐに別のことに使えるわけではありませんが、有意義な活用が望まれます。
コロナ対応のために、ビニールシートや換気用の機材（扇風機やサーキュレータ）などを購入する分は、普段よりも余計な出費になりますが、それでも余る分が出てくるはず。
防災対策にお金を使うとか、自治会からの情報発信をネットにするための費用にするとか、役所も巻き込んで有効に使ってほしいと、一住民としては思っています。
清廉潔白で
私は、傍で見ている立場でしたが、セールスマンの言いなりで、現実にもそぐわない大口の買い物が横行している現状には、とても驚かされました。
高齢者は機械や細かいことには強くない人が多いのを業者はちゃんと見ています。住民のみなさんから預かった大事なお金です。慎重な買い物が必要だと思います。
明らかに必要がないのに発生する大口の買い物は、裏で接待などはないのでしょうか？ 特別職公務員は賄賂の受け取りは禁止ですね。
ごくわずかではありますが、たくさんの予算を自由に使うことが快感なのか、必要のない物まで過剰に購入する方もいらっしゃいます。
特に今はコロナで行事が中止になっているので、資金に余裕ができて、買い物が仕事のようになってしまっている例もあります。
最後に
学校のPTAやスポーツ少年団は、代々厳しい引継があって、無駄な購入はあまり見られなかったように思います。
それなりに年長者になられると、なかなか他人に物を聞きたくないという感じ（いわゆる頑固おやじ）になる方が多く、ほかのスタッフも自治会長に意見しにくく、会計監査も機能しません。
自治会のジェネレーションギャップ
度々書いていますように、自治会や町内会の会長職は高齢の方が多いですし、まだそこまでの年齢でない私には驚くようなことも少なくないです。
自治会に関わるまでは、世代ギャップなんてものは「流行を知っているかどうか」程度のものだと軽く見ていました…。
高齢で組織を仕切っておられる方々はそれに気づいていない場合が多く、「まだ高齢ではなく若くもなく男性でもない立場」からちょっと書いておきたいと思います。
- 世代ごとのイメージは？
- 自治会運営の主力は高齢者
- 若い世代は共働き
- 主力年齢層が支配
- 求めるものは謝礼か時間か
- 世代ごとの下心
- 男尊女卑
- 無責任な「働く女性」
- 無償労働の沼
- 高齢な会長職も二種類
- 最後に
世代ごとのイメージは？
一般的にはこんな風に世代分けがされるそうです。
| 未成年者 | 0～19歳 |
|---|---|
| 現役世代 | 20～64歳 |
| 前期高齢者 | 65～74歳 |
| 後期高齢者 | 75歳～ |
今は64歳まで「現役」なんですね。
「団塊世代」は厚生労働省白書によれば、1947（昭和22）～1949（昭和24）年生まれのようなので、2020年での年齢は70〜73歳。バブルの恩恵を受けて、退職金もだいたいもらえた世代。
リーマンショックが2008年からで、団塊世代の退職は2007年が山。
若い子育て世代が抱える閉そく感は想像できない世代かもしれません。（個人意見です）
自治会運営の主力は高齢者
今どきの高齢者、特に後期高齢者の皆さんはとてもお元気です。
それでも体力に不安を抱えたり、お子さんが遠くに行かれたりして、地域のつながりを求めておられる方が多く、立ち入ったお話をしていると、寂しさや不安を垣間見ることが多いです。
地域の体操教室や囲碁や将棋サークルも後期高齢者の皆さんがあふれています。多すぎるので、新型コロナ対策が大変なのですが…。
自治会や会長職以外の下の役員は現役世代も多いですが、行事や交通安全などのスタッフとして下支えしているのも高齢者のみなさん。
高齢者層の協力なくしては、円滑な自治会運営は望めなくなっています。
若い世代は共働き
最近特に感じるのが若いお母さんたちが時間制約が多いこと。会議や打ち合わせも設定が難しく、夜にやっと開けるかどうか。
時々来訪される機会があっても、時間に追われているのと、少しでも自分の負担を減らそうという態度の方が多いこと、多いこと。
私の街のような片田舎でも共働きのお母さんがほとんど。
忙しさゆえなのか、自治会からの指示や依頼も平然と拒否。
小学校のボランティア組織も、以前なら「わが子の様子が見たい」という小学生のお母さんが主力でしたが、今は人手が足りずに50歳代の元小学生お母さんたちがヘルプに行っています。
小学生の登校時の旗振り当番も、「出勤と下の子の世話」という理由で小学生のお母さんたちは登板から外れることになりました。
とにかく強い印象です。
おじいさんたちの無理難題やセクハラに泣き寝入りしていた世代から見ると、自分たちが目指していた女性の自立というのはこういうことだったのか、と妙な気分になったりします。
お母さんたちに余裕がなくて実利優先のムードは、子育てにも確実に影響しているんだろうな…。
主力年齢層が支配
若いお母さんたちがいかにドライでも、組織は主力年齢層である高齢者の方々の思うがまま。
一般社会やテレビドラマの世界でももう化石のようになってしまった価値観が堂々とまかり通ります。
年功序列、男尊女卑、元権力者や富裕層優先…。
あと、ホームページやSNSなどの否定も。
求めるものは謝礼か時間か
自治会の上の世代は「飲ませてやればいい」という価値判断の方が多いようで、自治会の仕事を頼んでも、宴会やお弁当・飲み物を与えればチャラになると思っている方が多いようです。
（この飲食代の出費が自治会不正の一つでもあるのですが…）
これに反して、忙しいサラリーマンや若いお母さんたちは「宴会もお土産も要らないから時間を短くして」という方が圧倒的。
今後は、自治会の仕事を外注に出すことがますます増えるかもしれません。外注するのなら、「地域の交流」の意味がどこかに行ってしまいますね。
世代ごとの下心
本来、自治会の行事や仕事をやる目的は、「仕事のための仕事」ではなくて、「一緒に仕事をすることで住民が交流できる場を作ること」だったはずですが。
高齢者の方が自治会の下請けをやってくださるのは、「顔見知りを増やして有事に備えを」というある意味下心があってのこと。
若い世代にも有事には同じことだと思うのですが、まだ自分の体力に自信があるから、気がついていないのかな。
若い世代は、「自治会仕事をこなさないと、子どもがいじめられる」といったことが強制力になっているんでしょうか。
男尊女卑
自治会に関わるようになって気がついたのですが、男尊女卑というのは、女性の方が被害者意識を持っているから出てくる問題なのかもしれないということ。
わが自治会、わが街は、宴会があると、女性は準備をして最中も席を温める間もなく、お酒を冷やしたり、給仕をしたりということが多いです。後片付けも女性。
でも、いやな女の人（特に若いお母さんたち）は宴会には欠席だし、男性のしもべにはならなりません。
中途半端に「女は下」という意識のある世代が、無駄に気を遣って落ち込んだりしている気がします。
無責任な「働く女性」
かといって、「女卑」を拒む人たちが責任を果たしているかというと、これも問題。
働く女性が増えて、女性たちも家庭内だけでなく外（自治会も）に対しても強い時代のようですが…。
働く女性と言っても、実際に職場で責任のある仕事をしている女性はどのくらいなのでしょうか。
わが街が田舎だからなのか、女性たちは職場では「女性だから」と言って、残業も責任も負わない人が多い気がしています。
職場でも無責任、自治会やPTAでも無責任。
私たちが若いころに戦ってきた女性の地位向上というのは、こういうことではないような気がしています。
無償労働の沼
高齢者は昔通り「責任者は男で、女は下働きして口出しするな」という感覚に疑いを持たず、若い女性たちは妙に主張し、若い男性たちは職場の繁忙と自分の妻に頼れない現実から、無責任に走る。
そういう中で、特定の人たちに負荷が集中。
中途半端に責任感のある40～50代が何でも屋になって、高齢者の中でも寂しさややりがいを求める層が、エンドレスな無償労働の沼にはまっています。
傍で見ていて、気の毒に感じます。
高齢な会長職も二種類
高齢者とひとくくりに行っても、自治会の会長職についている人も、大雑把に言うと二種類ある気がしています。
- 現役時代にやり尽くして後は社会貢献のタイプ
- 第二の職場が探せずに小遣い稼ぎタイプ
自治会の会長職は、市役所の下請けとしての関係があるかどうかで、報酬額が大きく変わります。
役所の広報誌を配ったり、役所の下請け的な仕事をする自治会だと、会長職の報酬はおそらく高齢者がつける簡単なパートの倍程度の収入がある場合も…。（年に数百万）
会長職が「社会貢献したい」タイプであれば、若い人の意見を汲む度量もあるのかもしれませんが、「パートよりは金がもらえるぞ」のタイプだと、ますます組織が硬直します。
最後に
逃げないで積極的に関われば組織の雰囲気は変えられるのかと思っていましたが、なかなか難しいようです。
賢明な人たちは、自治会の役員に当たっても、奥さんを差し出して、無責任コースで一年を適当にやり過ごす人も多いです。
40～50代の精力的で私欲優先ではい人たちがある程度の人数で対抗すれば、変えられるのでしょうか。
自治会の広報担当の撮影の仕事
自治会や町内会の広報担当の方の撮影についてまとめてみます。
▲ 写真は無料素材ACより
どんなカメラで撮るか
自治会の備品のカメラがを使うのもよさそうですが、自治会でもPTAの時も、ほとんどの人が結局ご自分のカメラで撮影をされていました。
慣れているものの方が扱いやすいし、カメラの貸し借りも面倒ですし。
スマホでも撮れる
最近はスマホのカメラが優秀で、ちょっとした活動記録はそれで充分なのかもしれません。
夜のパトロールの写真などは、中途半端なカメラよりはスマホの方がきれいに撮れる場合もあります。
暗い時は外付けストロボ
パトロールや夜祭りを一眼レフやコンデジで撮る場合、内臓ストロボでは光量が足りないので、外付けストロボがあった方が安心です。
▼ 私はメーカー純正の外付けストロボを購入しましたが、メーカーを超えて汎用性のあるストロボもあるんですね。
スポーツ写真はAFと望遠
動きの速いものはやっぱり一眼レフかネオ一眼の方がきれいに撮れます。
オートフォーカスが速くて、望遠が効くカメラで。必ず連写設定で。
例えば、野球やソフトボールで外野も撮ろうと思ったら600mm望遠ぐらいは必要です。最低でも400mm。
シャッタースピード優先モードで速めに設定。置きピンをして、バットを振る少し前から振りぬくまで、連写します。置きピンとは、被写体にピントを合わせてシャッターを半押しした状態にしておくこと。
広報は集合写真や代表の写真、望遠の写真など、広角から望遠まで様々なアングルの写真を撮らなければなりません。
よほど慣れているか、２台持ちにしない限りは、一眼レフでレンズを交換するよりも
コンデジのズームの方がシャッターチャンスを逃しません。
▼ 芸術的な写真は無理ですが、オールマイティなコンデジ。
▼ センサーが大きいのできれいな写真が撮れますが、大きくて安くはないです。
集合写真は広角レンズ
各種行事で集合写真を撮る機会も多くあります。
人数にも寄りますが、広角25mmくらいまで広く撮れるカメラが必要です。
大勢に並んでもらって撮る場合は、私はあらかじめ撮影予定の場所で試し撮りしています。
人数が多い場合は脚立や机に乗って見下ろす形で撮った方がいい場合もあります。
その他の備品
一脚
重たいカメラを長時間持ち運び、場合によっては同じ姿勢で構え続けないといけないので、一脚は便利です。三脚より軽くて持ち運びが楽です。
雨除け
行事中に雨が降ることはよくあります。専用のカバーでなくても、大きなビニールとタオルと折りたたみ傘など、雨の備えは必要です。
「雨だから撮れませんでした」では済みません。
脚立
撮影内容や場所によりますが、脚立があった方がいい場合も多いです。
あまり高い脚立だと、ただ置いておくだけでもほかの人たちの邪魔になって危険です。それでも、高い脚立でないと撮れないシーンもありました。
予備の電池やSDカード
行事の前日（当日ではなく）には、充電と記憶容量が十分かチェック。
双眼鏡
これは私の個人的な準備ですが、大勢の行事で双眼鏡が役に立ちます。
どの人が撮るべき人なのか、遠すぎてわからないこともよくあるので。事前に双眼鏡で本人を特定しておけば、見逃しも減ります。
段取りが大事
事前に流れを確認
会場に早めに行って、撮影対象の立ち位置や集合写真の場所、自分が撮影のために動ける場所の確認が必要です。
必ず会場担当者に挨拶して、流れを再確認すべきです。（挨拶しておくと、後で優先的に撮らせてもらえることもありますし）
例えば、行事が始まったら扉を施錠して出入りできなくなるとか、撮影担当は体育館のコートには入れず二階席など、現場でわかることがたくさんありました。
前の広報誌を確認
去年や一昨年にどんな写真が使われたのか確認しておくと、立ち位置を考えたりもしやすいと思います。
逆に、前の写真がひどすぎることもたくさんありましたが、反面教師として役立ちました。（暗すぎるからストロボ準備…など）
腕章を忘れない
いい写真を撮ろうと思ったら、後ろの方から観客に交じってシャッターを押すのではなく、腕章をして常に一番いい位置を押さえるべきです。
ただ、ほかの観客のことを考えて、低い姿勢でいた方がクレームが来ません。
たくさん撮る
何枚も撮る
撮った写真をカメラの液晶画面で確認して、不安ならば設定を何パターンか変えて撮るべきです。
特に、役員紹介や集合写真はほかの写真ではカバーできないので、何度も明るく（！）声掛けして撮るべきです。二度目三度目の方が表情がほぐれていい写真になることが多いです。（ぐずぐずして怒らせてはダメですよ）
何人も撮る
行事や運動会は、どうしても目立つ人ばかり撮ってしまいます。いろんな人をまんべんなく撮っておいて、後で選別。
広報誌に載せる写真は、一人のドアップよりも、複数が絡んでいる姿の方が使いやすいです。（後からクレームを避けるためにも）
いろんなアングルで撮る
人間だけでなく、会場全体や上から俯瞰した写真などアングルを変えて撮ることも大事です。
スタッフに余裕があれば、建物のベランダから見下ろした写真もおもしろいです。
広報用、引継用、配布用
広報誌掲載用と、次年度以降の役員への引継用と、両方を意識して撮影。
場合によっては、イベント参加者に配布するための撮影もありますね。
写真を出したくない方
広報誌やホームページに写真を出したくない方が増えています。個人情報には配慮が必要です。
お子さんの写真は保護者の方に確認するとか、役員紹介のように名前と顔が載る誌面はホームページには載せないなど、気をつけていました。
私のまわりでは、小さいお子さんのいるご家庭は写真の公開に敏感でしたが、高齢の方々は逆に「私も載せてね！」という感じでした。
撮影の機会
自治会の紹介
役員紹介、クラブ紹介
行事の写真
お祭り、運動会、文化祭、敬老会、球技大会、マラソン大会
活動の写真
パトロール、美化活動、交通安全立哨
役員の紹介
一人ずつの顔写真にするか、部会ごとの集合写真で撮るのが一般的。
一人ずつよりも数人単位の写真の方が、本人の雰囲気が伝わります。個人の顔写真だと、後で本人にお会いしても別人かと思うこともありました。
できるだけ屋外で撮った方がきれいに撮れます。
お祭り
夕方や夜の撮影になるので、暗いところをうまく撮る工夫が必要です。
一眼レフの上級機ならISO感度を上げてストロボなしで撮ることも可能かもしれませんが、普通のデジカメではストロボなしでは無理ですし、内臓ストロボで撮ると、近くだけに光が当たった写真になってしまいます。
運動会・球技大会
運動会は写真班の腕の見せ所ですね。
腕章をして選手のなるべく近くまで寄って撮ると、迫力ある写真が撮れます。
あらかじめ自分のチームの出番と立ち位置を確認しておいて、スタンバイ。
よく「スポーツモード」で撮る人がいますが、シャッタースピード優先モードで晴天なら1/500ぐらいがおすすめ。あまり速くすると、写真が暗くなります。
文化祭
会場の明るさ次第でカメラの準備も変わります。
本番になってスライド投影のために暗幕を閉められて、真っ暗なのであわてて外付けストロボをつけたこともありました。
敬老会
妙齢の方々の楽しそうな様子をうまく切り取る必要があります。
子どもなら向こうの方から笑顔を向けてくれることも多いですが、高齢の方はそうでもない場合も多いので、少し離れたところから望遠で狙った方が自然に撮れるかも。
集合写真も、若い人なら適当に台に登ったりしてもらえますが、危険なので、並び方を事前に会場スタッフと決めておくべきです。
マラソン大会
マラソンは一人で全部撮るのは無理です。事前に拠点ごとに撮影をお願いしておきます。
走っている時間帯は交通規制がかかるので、車での移動も普段のようにはいきません。
パトロール
上でも書きましたように、暗闇での撮影になりますので、外付けストロボをつけるか、スマホで工夫して撮影。
どうしても真っ暗な写真になってしまったら、Photoshopやフォト（Windowsのソフト）を使って、明暗修正やトーンカーブで明るく修正するしかありません。
取材も忘れずに
自治会やPTAの広報の人たちは、写真を撮ったら仕事は終わりと思っている方が多いようです。
撮る前に会場スタッフに挨拶がてら取材して、行事などで頑張っている皆さんにも声がけしてお話を伺うのをお忘れなく。
ただ写真を並べるよりも、参加者の声を織り込むと、「読みたくなる広報誌」に一歩近づけると思います
最後に
よく「写真が得意」と言って広報を志願されたり、撮影の手伝いに立候補される方がいらっしゃいます。
広報の写真は、広報ならではのアングルのものが必要です。
運動会の写真で風景写真のような広角の写真を何十枚もいただいたこともありましたし、逆にかわいい子のドアップ写真ばかり来たこともありました。
いただいた以上は広報誌のどこかで使わないと相手への心象も悪くなります。
どんなに腕に覚えがある方でも、事前に撮りたい写真のイメージを説明しておいた方がよさそうです。
▼ カメラの使い方説明書よりも、実績的なマニュアルで。
Word編集に便利な小技（表機能の活用）
Wordは今どきは誰でも使えるワープロソフトですが、実際に自治会に関わっていると、悪戦苦闘している人が多い様子でした。
Wordで広報誌や回覧物のような編集をするときに、これだけはという便利機能をお伝えします。
私も大して得意というわけではありません(^^ゞ
▲ 無料写真素材ＡＣより
表を使った小技
広報誌のようなレイアウトが複雑な書類を作る時は、表を使いこなせればかなり楽になります。
表を自由に動かしたい
Wordで表を作るとあまり自由に位置を調整できません。テキストボックスを挿入して、作った表をこの中に貼り付けしてしまえば、位置の調整が楽々です。
知っておくと便利！Wordの便利機能！～（4）～表を自由に移動する～｜わかできブログ｜パソコン教室わかるとできる
文字の調整は表に入れると楽
記書きの中の文章（1.日時 ○○、2.場所 ○○…）の縦位置を揃える技は、ルーラーとかタブとかいろいろあるようですが、表を作ってその中に文章を収めて、表の罫線は消してしまえば、簡単に体裁が整います。
テキストボックスで文章配置
広報誌は本文の脇にちょっとしたコラムなどを入れることも多いです。
ルーラーを使ったり、スペースを入れてみたり、苦労されている方をよく見ますが、テキストボックスを挿入して文章を入れれば位置の調整も簡単です。
テキストボックスを離れた場所に複数設置して水差しのマークを使えば、流し込みもできます。
NEC LAVIE公式サイト > サービス＆サポート > Q&A > Q&A番号 016054
他人が作ったWordを修正する時
ほかの人が作った書類に手を加える時、編集記号などを表示させた方が作業がやりやすくなります。
会社組織だと、ほかの担当者の作り方の癖はだいたいわかりますが、自治会の書類は大げさに言うと一期一会。人によって思いがけない作り方をしてあります。
wordの「ファイル＞オプション＞表示」で編集記号のところまで行きます。
「表示」のところの「常に画面に表示する編集記号」に全部チェックを入れます。
編集記号が全部表示されるようになると、文字の調整を右寄せではなくスペースキーでやっていたりするのもすぐにわかります。
どういう作り方をしてあるのか悩むより、全部表示してしまう方が楽です。
よく使う例で具体的にお話しすると…
よくある記書き（記と以上に挟まれた文章）は途中で文字がずれて悩んでいる人が多いのですが、表を使うと簡単に文字が揃います。
①表を挿入して、文章を入力
気になる方は「均等割り付け」で、日時や場所を揃えてください。
②表の罫線を消す
表の左上のマークを押して表を全部選択して「デザイン＞罫線＞枠なし」を選択。
③テキストボックスを挿入する
「挿入＞テキストボックス＞シンプルテキストボックス」を選択してテキストボックスを挿入。
④テキストボックスに表を入れる
表の左上のマークを押して全部選択し、テキストボックスの中にに貼りつけます。ショートカットは Cntrl+X →Cntrl+V。
⑤テキストボックスに表が入った
テキストボックスの枠を動かして表の大きさが適切になるように調整します。
⑥テキストボックス内に収まった
いい感じの大きさに収まりました。
⑦テキストボックスの枠を消す
このままではテキストボックスの線が印刷されてしまうので、「書式＞図形の枠線＞枠線なし」にします。
⑧テキストボックスの文字列の折り返しを指定
罫線が消えたら、あとはテキストボックスの文字列の折り返しを指定しておしまいです。
⑨完成
きちんと文字の揃った文書ができました。wordはルーラーなどの機能もありますが、表で作ると微調整も楽です。
便利なネット講座
YouTubeの「いなわくTV」というチャンネルがあります。
中高年のパソコンお悩み解決に、痒い所に手が届く動画集。よくあるパソコンマニュアルと違って、実践的なのが一番の魅力です。パソコンがあまり得意ではないけれど自治会で使わなくては…という方にはぴったりだと思います。
▼写真を揃えることも、みなさんわりと適当にやっていませんか？
どんな本がいいか、パソコン教室はどこがいい？なども聞かれますが、家で「いなわくTV」を見ていればかなり上達すると思います。
最後に
私が仕事をしてきて、Wordで一番気になる点だけをまとめました。
自分で作りたい文書を作るのはわりと簡単ですが、他人様が作った文書をたたき台にして作り替えるのは、修正部分が大きかったりすると意外に時間がかかったりします。
自治会の仕事はパソコン以外にやるべきことが山積みです。
書類づくりはなるべく手際よく済ませてしまいたいですね。
自治会の広報誌 外注で印刷か自作コピーか
自治会や町内会によって広報誌の位置づけも発行の仕方も千差万別だと思います。
私の周辺の自治会の状況や印刷発注経験からまとめてみます。
外注か自作か
自治会やPTAの広報誌は、外注するかすべて自作するか、様々な方法があります。
前年までのやり方を踏襲するのが一番楽な方法ですが…。
「きれい」を優先するか、情報の速さを優先するか、予算は…？
外注する場合
外注にも様々なやり方があります。
ざっくり言うとこんな感じです。
- 文章とラフ案だけ渡して、編集から印刷まで業者に頼む。
- wordなどで原稿を自作して、印刷を業者に頼む。
- 原稿を自作して、ネットで転送して印刷を頼む。
- 原稿は自作して、コピー機で印刷。
すべて業者に
「１」の方法は専門知識が要らないので楽ですが、原稿のやり取りが煩雑ですし、先方に原稿作成まで頼むため締め切りが早くなり、直前に発生したお知らせなどは載せられません。
原稿は自作で業者印刷
「２」のようにword（Microsoftのソフト）やillustrator（Adobeのソフト）で原稿を作ってから業者に印刷してもらう場合も、それなりに締め切りは早いです。
締め切りに余裕があるかどうかは、業者によっても違うし、同じ業者でも納期によって料金設定を変えていたりします。
業者に頼む場合は、光沢のあるコート紙を使って印刷するのが普通なので、普通紙を使ってコピー機で印刷するよりはきれいに仕上がります。
原稿は自作でネット印刷
「３」のネット印刷会社は、印刷料金を考えるとお勧めです。
せっかく原稿を手元で完成させるのなら、ネットで原稿を飛ばして印刷してもらうと、納期も料金も圧倒的に早いことが多いです。
私も以前地元の業者に依頼していたものをネットに替えたら、印刷代金が1/3くらいで済みました。
ただ、地元の業者と違って「おっと、間違えた」という場合も、対応してもらえないのが普通でしょうし、ましてや業者の方で「ここ、間違いじゃないですよね？」という親切な突っ込みも期待できません。
▼ ネット印刷会社は広報誌以外も、イベントの時のグッズ印刷などにも便利です。
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原稿は自作でコピーで
私の自治会は、代々Wordで作った原稿を事務室のコピー機で印刷していました。
コピー機で印刷なら、直前まで変更事項に対応できます。
コピー機だと写真印刷の精度が落ちますが、あれこれ工夫していました。
基本的にはだれでも使いやすいwordで作っていましたが、内容によってはPhotoshopで写真修正をしてillustratorで作った方が楽なものもあるので、自宅で作業してPNGデータに変換してwordに入れ込んでいました。
外注のいい点・悪い点
メリット
- 仕上がりが光沢のあるコート紙で、写真もきれい。
- コピー機を広報誌印刷に占領されない。
デメリット
- 原稿の締め切りが早くて新しい情報を載せにくい。
- 印刷料金が高い。
コピー印刷のいい点・悪い点
メリット
- 原稿をぎりぎりまで待てる。
- コピー機によっては仕分けができる。
- 印刷業者とのやり取りが不要で楽。
デメリット
- wordが使えないと原稿が作れない。
- 写真印刷が不鮮明。
- 広報誌の印刷でコピーが占領される。
コピー機で印刷してみて
写真の印刷
写真入りの原稿は、「写真印刷」だとか「高精細」だとか「スムージングを強」などの設定にして印刷する必要があります。（コピー機によります）
写真入りの両面印刷の原稿をインクジェットプリンターで印刷すると、写真の部分には大量のインクが吹きつけられて、裏側に透けて見えます。
裏移りを避けるために印刷濃度を1段階下げてみたり、いろいろ工夫しました。
写真印刷にすると印刷時間も通常と比べてかなり長くなります。
コピー用紙の選択
厚み
写真印刷を両面でコピーすると、質の悪い用紙だと裏移りがひどいので、少し厚手の用紙を使っていました。
用紙に厚みが書かれているので、それが参考になります。
▼ 厚み0.106mmで、しっかりしています。
ステイプルより折り曲げ
コピー機のステイプル機能（ホチキス）は印刷時間がかかるので、A3やB4などに印刷して折り曲げることをお勧めします。
仕分け機能
コピー機によっては、部数を指定して仕分けができるものもあります。コピー機についていなくても、仕分け専用機というものもあります。
印刷物を組や班ごとに部数を数えて配布するのは、配布物が多い自治会ではかなり労力が取られます。
仕分け機能の有効活用はぜひ！
word編集のスキル
wordは今どきは誰でも使えるワープロソフトですが、実際に自治会に関わっていると、悪戦苦闘している人がたくさんでした。
私も大してwordが得意というわけではありませんが(^^ゞ
特に表機能をうまく使えていない人が気になりました。特に広報誌のようなレイアウトが複雑な書類と作る時はこれは知っておいた方が便利です。
おしまいに
広報誌の印刷準備について書いてみました。
▼ 定番のネタばかりで行き詰ったら…。
自治会・町内会の役員になったら読んでおきたい本
自治会の役員は、なりたくてなった人は少数派なのでは？
輪番制とか、一度班長や組長になってから辞められなくなって…とか。
まずは自分の所属する組織の仕事の流れを覚えることが優先ですが、それと同時に、他地区での自治会の現状もある程度知っておいた方がいいと思います。
- 自治会の現状を知っておく
- 「自治会・町内会お悩み解決実践ブック」
- 「”町内会”は義務ですか？」
- 「どこまでやるか、町内会」
- 「町内会のすべてが解る！「疑問」「難問」100問100答」
- 「地域再生と町内会・自治会」
- 「新 自治会・町内会モデル規約」
- 自治会関連のサイト
- 自治体のサイト
- 最後に
自治会の現状を知っておく
自治会の仕事が始まってしまえば、前年までの引継資料に目を通したり、目の前の問題を解決するのにいっぱいいっぱいになってしまうと思います。
だいたい引継書類がきちんとそろっているのかも定かではないですし。
私はホームページの書籍を読むことばかりにとらわれていましたが、全国の自治会の状況や今抱えている問題を知っておくことは大事です。
ずいぶん遅れて自治会関係の本を読みました。もっと早く目を通しておけばよかったです。
「自治会・町内会お悩み解決実践ブック」
私が読んだ自治会本の中では一番のおすすめです。
全国の自治会のコンサルをされている方のようで、自治会の定番のトラブルや自治会の運営事例、運営マニュアルなど、一冊あればだいたい今の自治会や町内会が抱える事情がわかる本です。
役員の飲食や募金のあり方とか、私自身が日ごろから気にかかっていた問題が上がっていて、どこも同じような問題を抱えているのだなと共感。
これからの自治会の姿についても書かれています。
古臭い組織に押しつぶされそうな時、ただ落ち込むのではなくて、こんな方法があって全国で新しい波が起きていることを知れば、改善への一歩になりそうです。
「”町内会”は義務ですか？」
若くしてURの集合住宅の自治会長になられた著者が、古い自治会組織に縛られながら、新しく無駄やしがらみのない自治会を作った経験談が軸になっています。
具体的な数字が各所に出てきていて、全国の自治体の現状もわかります。
今の自治会に疑問を持ち、変えていきたいと思う人にお勧めの本。
確かに会長職は会議や行事への出席が無駄に多いです。
ただ、私のまわりを見ていると、逆にそうしたものへの出席が好きで会長職になったという方もいらっしゃるようです。広報宣伝物を手際よくご自分で作ってしまう著者とは違って、企画運営や事務方はさっぱりという感じ。
今の会長職にいらっしゃる方たちに、あいさつが仕事ではなくて、住民福祉のために汗を流すのが会長職だと気がついてもらいたい本でもあります。
「どこまでやるか、町内会」
これは上の「”町内会”は義務ですか」を書かれた紙屋さんの続編です。
おそらく、前の本を出されて自治会問題に広くかかわるようになられるようになって、より広い視野から自治会問題をまとめていらっしゃいます。（個人意見です）
自治会に関わるものとして、なるほどと思うものばかり。
新しく自治会の役職につかれた方には有益な本だと思います。
ただ、自治会にしばらく関わっていれば（うちは夫婦で三年間）感覚的に身についている話が多いです。なんとなくわかっているけれど文章にするとこういうことなんだな、と言う感じ。
あと、こんな 使い方はしてほしくありませんが…。
よくあいさつ原稿にどこかの本からネタを拾ってくる人がいますが、そういう人にとってはこの本は役員会あいさつに有効な一冊になりそうです。いやだわ。
「町内会のすべてが解る！「疑問」「難問」100問100答」
町内会に初めて関わるようになった方にはお勧めの本です。さらに、役員以外の住民すべての人たちの町内会への疑問解消にも役立つと思います。
「町内会は何をするところですか」に始まって、1問当たり1～２ページで回答があります。
全部読むのもいいですし、困った案件を辞書のように調べるのに便利です。
四名の方の共著ですが、大学の先生だけでなく会長経験者の方が入られているので、話が具体的でわかりやすい本です。
「地域再生と町内会・自治会」
![地域再生と町内会・自治会 [改訂新版]](https://m.media-amazon.com/images/I/41UjNZH7jcL._SL160_.jpg "地域再生と町内会・自治会 [改訂新版]")
大学の社会学の先生方が書かれた本です。
社会学という学問として自治会を分析しようという意図はわかりましたが、実際の町内会実務には直接関係のない本だと思います。
ただ、歴史的背景や法的根拠などを理解して会長職を全うしようという方には有益な本です。
正直に言うと私は途中で挫折しました。自分の知識教養が低いせいだと思います(^^ゞ
「新 自治会・町内会モデル規約」
自治会や町内会の組織は規約がしっかりしていないと、後々何かしら問題が生じます。規約を新しく定めたり、改正する際に役立つ文例集です。
具体的な条文がならび、解説が続きます。
規約は近隣の自治会のものを模倣したり、代々引き継いてきたから根拠が不明だったりして、中まで踏み込んで見直すことが少ないです。こうしたマニュアルがあれば、規約改正もやりやすくなりそうです。
自治会関連のサイト
どうする？自治会・町内会：３ みんなの見方：朝日新聞デジタル
どうする？自治会・町内会：４ 行政との距離：朝日新聞デジタル
「朝日新聞 自治会」で検索すると上記関連のサイトがたくさんヒットします。
自治体のサイト
さらに、自治体のホームページによっては、自治会や町内会の役割について明文化されたものもあります。
具体例のリンクを貼っておきます。（自分が住みたい都市で勝手に選択(^^ゞ）
京都市の例
自治会・町内会 NPOおうえんポータルサイト | 京都市公式ホームページ
鎌倉市の例
最後に
何にも実績のない分際で言いたい放題の感想を書きました(^^ゞ
先にも書きましたように、古い体制に悩んだ時、住民からクレームの対処に困った時、規約改正で困った時、こんな書籍をのぞいてみると、役に立つことがあるのではないかと思います。
自治会のイラストに困ったら「いらすとや」
新しく自治会に関わることになられた方に、イラストを使う時にどうすればいいのか聞かれることがあります。
乱暴に言うと、自治会や町内会のイラストは「いらすとや」だけで十分だと思います！
▼ いらすとやのサイト。
イラストの探し方
昔は「イラスト集」という様々なシーンで使うイラストを集めた本が売っていたのですが、今は絶滅したようですね。
今はイラストはネットで無料素材を探す時代。（お金に余裕があれば、有料で）
例えば、七夕のイラストを探す場合は、検索窓に「七夕 無料イラスト」と入れれば、たくさんの画像がヒットします。
この画面の「画像」（赤い丸印）を選ぶと…。
さらにたくさんのイラストが出てきます。イラストの下のサイト名をフリックすればそのイラストが載っているサイトに飛びます。
そのイラストが載っているサイトに飛んだら、その中でほしいイラストを選んで、サイトの指示に従います。
ただ、会員登録が必要な場合や、個人での使用以外は制約が必要なサイトも多いです。
「いらすとや」という無料素材のサイト
種類が多い
「いらすとや」という無料素材のサイトは、昔あったイラスト集のように、さまざまなシーンに対応しているだけでなく、誰からも好感を持たれそうなかわらしさのものばかり。
自治会で使うイラストは、奇抜すぎてもラブリーすぎても浮いてしまうので、「いらすとや」のような感じのものがぴったりです。
上に書いたようにいろんなサイトを探して回るよりも、最初から「いらすとや」のサイトを開いて探した方が、圧倒的に時短になります。
「今」をとらえたイラスト
さらに便利なのが、時流に合ったイラストがすぐに発表されること。
新型コロナ対策で、自治会の建物内にも注意喚起の貼り紙をする機会が増えました。
「マスクをする姿」や「換気をする姿」や「熱を測る姿」など、今必要なイラストが男女や動物などバリエーションを変えて載せてあって、大変助かりました。
あまびえ様やレジ袋のイラストもあります。
個人・商用フリー
ありがたいことに、約束事を守れば無料で使わせていただけます。
▼ 詳しくはこちらをご確認ください。
自治会は商用ではないし、一度に20点も使うこともないので、まず引っかかることはなさそうです。（使用される場合は確認の上自己責任でお願いします）
「いらすとや」の使い方
これも自治会の関係者に聞かれましたので、簡単に書いておきます。
まず、「いらすとや」の検索窓でほしいイラストを検索。
検索が不慣れなら、検索窓の下にある「検索のコツ」を読んでみてください。
例えば、「ゴミ」と検索するといろんなイラストが出てきて、そのうちのこのイラストを選んでみました。ちなみに「ごみ」と平仮名で検索するとこのイラストはヒットしませんでした。いろいろ試す必要があります。
ダウンロードするためには、画像のところで右クリックをして「名前を付けて画像を保存」を選んで、自分が保存したいフォルダに入れます。
「いらすとや」の弱点
ほかと被る
あまりにも人気があって、いまや日本全国いたるところで「いらすとや」のイラストを見かけます。ほかの人が作ったものと被ることも出てくるはず。
でも、自治会や町内会は、多少被ったってほとんど問題にはならないと思います。
老人が老人っぽい
自治会で実際に「いらすとや」を使わせてもらっていて、ひとつだけ困ることがあります。それは、お年寄りのイラストが、髪がグレーが多いこと。
今は80歳近くても、髪を染めてエレガントにされている方も多いです。
老人会のイベントに「いらすとや」のイラストを使ったら、「もう少し若い感じの絵に変えてちょうだい」と言われてしまいました(^^ゞ
ほかの無料素材のサイト
ネットで探すと無料素材のサイトはたくさん見つかります。
無料イラストだけでなく無料写真も。
どうしても「いらすとや」で状況に合うイラストが見つからなかったら、こちらの「イラストAC」がおすすめです。
メールアドレスを登録してパスワードを設定すれば、すぐに使えます。
イラストだけでなく写真もあるので、ホームページなどにも。ただ、無料会員だとダウンロードや検索の回数制限があります。
ポップアップ広告が多いので、パソコンに不慣れな人は広告を踏んでしまって訳が分からなくなるかもしれません（笑）
「イラストAC」は、ちょっと高級感のあるイラストもあるので、私は自治会の時は招待状などに使っています。
おしまいに
「いらすとや」と「イラストAC」の回し者のようになってしまいましたが、何の関係もありません(^^ゞ
私の自治会は、パソコンに不慣れな人が多数派です。私は今までスポーツ少年団やPTAなども関わってきましたが、これほどではなかった気がします。
自治会は年齢層の高い組織のせいもあって、若い構成員もなんとなく「昔寄り」になっている気がします。年齢層の高い人が採用するのだから、当然なのかもしれません。
